Czym jest Strategia Lean i jakie są jej efekty biznesowe?

W jaki sposób zbudować efektywną, sprawną organizację biznesową, która dodatkowo będzie stale się doskonalić? Odpowiedzią na to częste wyzwanie biznesowe jest Strategia Lean.

Strategiczne podejście do Lean zakłada – jako rezultat pewnej transformacji – wypracowanie i wdrożenie nowych standardów. Obejmują one trzy kluczowe dla biznesu obszary: – przywództwo, – procesy, – potrzebę ciągłego doskonalenia.

Ważna przy tym jest chronologia: warunkiem uzyskania satysfakcjonujących rezultatów, jest rozpoczęcie tej transformacji od przywództwa, aby przejść do procesów, a zakończyć na ciągłym doskonaleniu. To podejście zapewni zmianie tak bardzo pożądaną trwałość.

Nowy standard przywództwa

Najważniejsze strategiczne cele organizacji wyznaczane są na najwyższym poziomie w jej hierarchii – w gronie zarządu. Do niego należy wyznaczenie misji i wizji oraz kierunku, w którym ma zmierzać firma. Jednak egzekucja tych założeń zależna jest w największym stopniu nie od chęci zarządu, lecz postaw pracowników. Tu zaś kluczową rolę odgrywa jakość komunikacji między top managementem a pozostałymi zatrudnionymi w organizacji. Nowy standard przywództwa oznacza zatem przywrócenie właściwych relacji między liderem i podwładnymi, kierownikiem a pracownikami. O ile do pracownika należy przede wszystkim dostarczanie wartości dodanej (realizacja powierzonych zadań), a także zgłaszanie problemów (tego, co stanowi barierę w realizacji tych obowiązków), to w przypadku przełożonych – ich najważniejszym zadaniem jest tworzenie optymalnych warunków pracownikom do ich pracy i wsparcie w rozwiązywaniu zgłaszanych problemów. Lider w tym ujęciu nie tylko nadzoruje, lecz wspiera – słucha pracowników (komunikacja opiera się na dialogu między stronami).

Nowy standard procesu

Kiedy pracownicy rozumieją, że mogą i powinni zgłaszać problemy przełożonym, pojawia się olbrzymi potencjał i przestrzeń, aby nadać nowy standard procesom. Metodyka Lean Management zakłada, że pracownicy angażują się w identyfikowanie problemów będących źródłem marnotrawstwa. Zgłaszają je i wspólnie z liderem poszukują efektywnych rozwiązań.

Oczywiście, kluczowe jest nie tylko wdrożenie takiego podejścia, lecz respektowanie jego reguł przez wszystkich uczestników procesów objętych zmianą. To mechanizm, który stoi u podstaw ciągłego doskonalenia procesów.

Standard ciągłego doskonalenia

Kiedy przywództwo, a za nim procesy wejdą na nowe tory – należy zadbać o wypracowanie standardu, dzięki któremu organizacja będzie nieustannie się doskonalić. Wciąż poprawiać poziom przywództwa i mechanizmy rządzące procesami – dążąc do doskonałości.

Przykładem takich rozwiązań mogą być:
– matryca kompetencji pracowników (poszerzanie umiejętności wedle wcześniej założonego i jasnego harmonogramu dojścia do celu),
– mapowanie strumienia wartości (procesy operacyjne są doskonalone dzięki wykorzystaniu harmonogramu i mechanizmu eliminowania marnotrawstwa),
– warsztaty wdrożeniowe (pomagają płynnie wejść na nowe tory i wprowadzać wypracowane wcześniej usprawnienia procesów).

Dodajmy, że zgodnie z tym standardem, organizacja może wdrożyć System Zarządzania Efektywnością, w którym obowiązuje kaskada celów, a pracownicy uczestniczą w codziennych odprawach z udziałem liderów. Odprawa nie tylko ma na celu planowanie działań, lecz także ustalanie działań Kaizen i eksperymentowania z propozycjami pracowników, które mają eliminować marnotrawstwo, a zwiększać wartość dodaną.

***

Zastosowanie tej ścieżki w realizowaniu Strategii Lean pomaga – niejako przy okazji – w poprawie postaw pracowników. Uczestnicząc świadomie w procesie, znając wspólne cele, biorąc udział w poprawie efektywności i zwiększaniu wartości – są bardziej zaangażowaniu i zmotywowani w pracy. Rośnie też ich odpowiedzialność za powierzone zadania (mają świadomość wspólnych celów).

To zaś uelastycznia całą organizację i sprawia, że jest gotowa na nowe wyzwania w zmiennej, dynamicznej rzeczywistości rynkowej.