Zanim organizacja podejmie się strategicznej transformacji

Większość firm do priorytetów zalicza potrzebę doskonalenia procesów i dzięki temu rozwoju biznesu. Ale jak taki cel osiągnąć? Zacząć należy od audytu.

Audytem powinna być ocena potencjału organizacji, a więc – innymi słowy – możliwości rozwoju, zdiagnozowanie obszarów mogących dostarczyć wartości dodanej oraz wskazanie tych elementów w procesach, które mogą być źródłem największych wzrostów wydajności.

Marnotrawstwo dotyczy właściwie wszystkich procesów i organizacji; kluczem jest umiejętność jego identyfikowania i eliminowania. Nieustannie. Audyt zaś staje się podstawą, punktem wyjścia do doskonalenia – wdrożenia Strategii Lean.  

„Informacja, którą dzięki ocenie potencjału, uzyska zarząd, staje się inspiracją i źródłem podejmowania właściwych decyzji” – wyjaśnia Tomasz Bereźnicki, prezes zarządu DPC Polska.

 

4 strategiczne kroki audytu

Żeby rozpocząć usprawnienia procesów w organizacji, należy zacząć od audytu. Skuteczne podejście do takiej oceny potencjału, opracowane i realizowane przez DPC Polska, można opisać w 4 strategicznych krokach.

 

1. krok. Architektura procesów. Audytowi może podlegać zarówno cała firma, jak i wybrany jej obszar. Pierwszy krok polega na zidentyfikowaniu procesów podlegających ocenie: jak przebiegają, na czym polegają i w jaki sposób realizuje się cele.

 

2. krok. Transfer wiedzy. Pracownicy angażowani są w identyfikowanie marnotrawstw – a ściśle, w sposoby, dzięki którym można analizować procesy. To stawianie pytań (jak usprawnić działanie?; czy to niezbędne działania, w których uczestniczę?) i poszukiwanie rozwiązań (odpowiedzi). W ramach tego kroku pracownicy zyskują praktyczne umiejętności, które w przyszłości można spożytkować w innych obszarach (innych procesach, np. dzięki budowaniu relacji mentor – uczeń). 

 

3. krok. Gromadzenie danych. Celem jest konsensus między menedżerami i pracownikami: jak faktycznie wyglądają procesy i poziom ich efektywności. Żeby takie porozumienie uzyskać, należy zbierać dane, dokonywać pomiarów, obserwować proces, wyciągać wnioski. W tym kroku eksperci DPC Polska wraz z pracownikami, którzy na co dzień są uczestnikami procesu, mierzą proces i mapują go. Tak, aby możliwie najprecyzyjniej uchwycić obecną sytuację, opisać ją oraz zebrać dane.

 

4. krok. Wnioski i rekomendacje. Ostatni krok to refleksja strategiczna, dzięki której uzyskujemy zbiór danych na podstawie których można sformułować wnioski (opisać stan faktyczny) oraz wytyczne. Krok ten polega więc na ocenie potencjału. Zgromadzony zasób wiedzy pozwala ocenić w którym kierunku może ewoluować proces, aby stale zyskiwać na efektywności. W konsekwencji otrzymujemy pełnię informacji co do potencjału badanego procesu (na ile i w których miejscach może zyskać na efektywności i stale się doskonalić; zauważmy przy tym, że dokonuje się to dzięki postawie ludzi wyposażonych w wiedzę i właściwe narzędzia).

 

***

Ludzie odgrywają w zmierzającym do transformacji audycie kluczową rolę. Zarówno pracownicy liniowi, jak i menedżerowie. Wszyscy uczestnicy poszczególnych procesów. Ocena potencjału dostarcza twardych danych – wyrażonych w cyfrach, w konkretnych wskaźnikach – będących punktem wyjścia do usprawnień i rozwoju całej organizacji. Dzięki temu kadra zarządzająca zyskuje informację na postawie której podejmuje właściwe decyzje – oparte na skonkretyzowanych danych.